Para facilitar el trabajo de los secretarios de finanzas de las estructuras regionales y zonales, la Secretaría de Afiliación y Finanzas del SEC facilita el siguiente manual para la elaboración de los informes económico de dichas estructuras.
Los documentos que se deben presentar en el informe de finanzas son los siguientes:
- estado de cuenta del Banco,
- copia del libro de actas, donde aparecen los acuerdos de los gastos aprobados por la Junta Directiva,
- copia del libro de finanzas, en el cual se demuestra el saldo del libro igual al saldo que aparece en el informe,
- facturas o recibos originales,
Además, en los casos en que las facturas o recibos no sean timbrados, las mismas debe contener como requisito mínimo:
- nombre completo a quien se le paga la factura o recibo,
- número de cédula,
- número de teléfono,
- dirección exacta del negocio,
- firma igual a la contenida en la cédula,
Se les recuerda que todo desembolso debe efectuarse vía cheque, preferiblemente a nombre de quien brindó el servicio.
Estos son otros aspectos para recordar a la hora de elaborar el informe de finanzas:
• Anotar en el recibo o factura claramente si pertenece el pago a zonal o regional, y el número de acuerdo al
que pertenece,
• Controlar que no se sobregire el monto mínimo de la cuenta bancaria.
Los contratos deben de ser firmados únicamente por el representante legal (Secretario General del Directorio Ejecutivo Nacional).
Si el cheque no es retirado por el beneficiario, lo puede retirar una persona debidamente autorizada por el beneficiario y con fotocopia de la cédula de identidad.
Todo ingreso extraordinario debe ser reportado en el Informe de Finanzas
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