El Comité de Control y Fiscalización, pone a disposición de las estructuras regionales y zonales del SEC, este instructivo para la elaboración de las actas y los acuerdos en sus reuniones. Esperamos que el mismo les sea de utilidad en su labor.
Antes que nada, cabe señalar que el acta es la materialización de las deliberaciones de cada reunión. Debe tener un encabezado con el número de la sesión, indicar si la reunión es ordinaria o extraordinaria, el lugar, la fecha y la hora de inicio de la misma, debe enlistar el nombre de los asistentes, indicar quién preside la reunión, quién funge como secretario de actas, señalar los miembros ausentes, justificados e injustificados, y la presencia de eventuales invitados.
El cuerpo del acta está compuesta por el orden del día, los artículos o temas contenidos en la agenda, la referencia clara y precisa de cartas o documentos que se van a analizar, el análisis y discusión de los temas, votación efectuada y los acuerdos; así como la hora de la finalización de la sesión.
Los acuerdos son la manifestación de poder por parte de una autoridad
legitimada para ello, los cuales deben tomarse voluntariamente por la mayoría de los presentes en la sesión (la mitad más uno). Los acuerdos deben quedar en firme para ser ejecutados, lo cual se debe expresar claramente poniendo al final del acuerdo "acuerdo en firme". Los acuerdos en firme no pueden ser modificados posteriormente, excepto ante un recursos de revocatoria.
El acta puede dividirse en capítulos o artículos numerados. Cada ítem del orden del día debe ser considerado como un artículo aparte. Es importante no dejar nunca renglones en blanco en las actas, para evitar alteraciones futuras.
El acta debe ser pasada a mano al Libro de Actas de la regional o zonal, el cual debió ser debidamente legalizado y firmado por el Secretario General y Secretario de Actas, tal y como lo establece el Estatuto del SEC.
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